Hoe zorg je voor een positief evaluatiegesprek?

Er zijn twee dingen waarmee je rekening moet houden wanneer je een evaluatiegesprek initieert.

De meest gemaakte fouten:

1. Verlies het grotere geheel niet uit het oog.

Het gebeurt immers maar al te vaak dat er tezeer gefocust wordt op het gesprek zelf, in plaats van op het uiteindelijke doel van deze gesprekken: het gewenste eindresultaat. Bekijk acties vanuit gestelde doelstellingen en maak duidelijk waaraan gewerkt moet worden – niet alleen om KPI’s te verbeteren, maar vooral om de werknemer carrièregewijs iets te geven om naar uit te kijken.

2. Denk verder dan vandaag.

Vaak draaien evaluatiegesprekken rond gehaalde doelstellingen: je moest een bepaalde KPI met 10% verhogen en dat heb je gedaan. Goed zo! Maar, terwijl het goed is om te bevestigen dat een doelstelling gehaald is, moet er ook verder nagedacht worden. Zeg daarom bijvoorbeeld: ‘Goed zo! Misschien kunnen we eens nadenken over manieren om volgende maand nog beter te scoren?’ Zo zorg je voor genoeg bevestiging, terwijl je ook mooi aangeeft dat er altijd nog ruimte voor verbetering is.

Hier zijn enkele do’s & don’ts!

Don'ts

1. Spaar je feedback niet op.

Gebruik dit gesprek niet als manier om negatieve feedback van een hele periode te spuien: feedback, zowel positief als negatief, moet het hele jaar door gegeven worden.

2. Werk niet met cijfers of rapporten.

Mensen houden er niet van om beoordeeld te worden op basis van cijfers: dit is te zwart-wit. Wanneer je dit doet, loop je het risico dat één slecht cijfer die tien andere goede cijfers tenietdoet, wat motivatie niet bevordert.

3. Let goed op je woorden.

Pas op met wat je zegt: vooraleer je het weet, zeg je dingen die fout opgevat kunnen worden. Vermijd daarom woorden met een negatieve connotatie zoals ‘Je mag harder je best gaan doen, want soms kom je nogal lui over’. Als dit het geval is, herformuleer je dit beter naar ‘Volgens ons kan je nog beter dan wat we nu zien.’

Do's

1. Hou het grotere geheel in je achterhoofd: focus op de toekomst.

Leg de focus op waar je nu staat, wat de verwachtingen van beide partijen zijn en hoe er tot dat einddoel gekomen kan worden. Bekijk alles in kader van het grotere geheel.

2. Geef directe en transparante feedback.

Werk volgens de D-O-S-formule: wees Direct, Onmiddellijk en Specifiek wanneer je je werknemers begeleidt. Wanneer er kort op de bal gespeeld wordt, is er ook minder kans op onaangename verrassingen tijdens het evaluatiegesprek.

3. Geef iedereen een evaluatiegesprek, niet slechts enkelen.

Wanneer je vertrouwen wil opbouwen, moet je iedereen intekenen voor een evaluatiegesprek. Anders creëer je het gevoel dat sommigen ‘beter’ of ‘slechter’ bezig zijn dan anderen – wat zorgt voor interne frustratie.

4. Laat de evaluatie in beide richtingen werken.

Een feedbackgesprek moet bovendien een kans zijn voor communicatie in twee richtingen: zorg ervoor dat de werknemer zich genoeg op zijn gemak voelt om ook input te geven. Doe dit door veel vragen te stellen: ‘Zo zie ik het, maar hoe zie jij het?’ of ‘Hoe kan ik je helpen?’.

Zo! Nu ben jij helemaal klaar voor een productief evaluatiegesprek waar iedereen tevreden van zal zijn.
Succes!